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En algunas ocasiones, tener demasiadas juntas de trabajo hacen que la vida de una mamá que trabaja sea un infierno, pero aquí tenemos soluciones.

Prueba estos consejos para evitar las juntas innecesarias y haz que las demás sean más productivas.

Por Barbara Frankel

Tengo una amiga que tiene un niño pequeño. Cuando la contrataron, negoció que su horario de trabajo sería de 8 a.m. a 4 p.m., específicamente para poder estar en casa con su hijo durante la tarde. Sin embargo, al menos dos veces por semana, su jefe programa juntas a las 3:30 ó 4 p.m., lo que la obliga a quedarse más tarde.

Otro amigo, el director de recursos humanos de una gran empresa, me dijo que recientemente pasó cuatro horas en una junta con 20 personas discutiendo si los empleados temporales deberían figurar en el registro de empleados de la compañía.

 

El punto es que las juntas de trabajo, aunque a veces son críticas, con demasiada frecuencia son una pérdida de tiempo y desesperantes. Según un estudio de Atlassian, cada empleado asiste hasta a 62 juntas por mes, la mitad de las cuales se consideran una pérdida de tiempo, eso promedia alrededor de tres juntas por día.
Existe un peligro real de agotamiento en el trabajo debido a la sobrecarga de estas juntas. Y si realmente quieres maximizar tu tiempo en el trabajo, probablemente tengas una punzada cada vez que aparezca otra invitación a una junta en tu bandeja de entrada de tu correo electrónico.

Pero tranquila, estamos aquí para ayudarte, a continuación, te damos unos tips de cómo saber si las juntas son esenciales para asistir, cómo salir de las juntas innecesarias y cómo hacer que las más importantes sean más eficientes.

Si estás atrapada en un lugar de trabajo disfuncional, estas ideas probablemente no te ayudarán mucho, pero, si tus compañeros de trabajo y superiores son personas razonables (¡esperemos!), entonces también querrán reducir las juntas innecesarias y mejorar la productividad.

 

Siempre asiste a una junta si:

  • Tu jefe (o jefe del jefe) insiste en que estés allí. Fin de la historia.
  • Se está discutiendo la dirección estratégica general de la organización.
  • Están presentes personas que pueden ayudar a que avance tu carrera (y con quienes normalmente no tienes contacto).

 

Haz que las reuniones esenciales sean más productivas:

  • Limita el número de participantes, a un máximo de seis. Los grupos pequeños funcionan mejor porque aumentan la capacidad de apropiarse de ideas y cosas por hacer, acortando así la duración de las reuniones.
  • Prepárate por adelantado. Envía prelecturas (mantenlas cortas y relevantes o nadie las leerá); ten una agenda firme y asegúrate de que todos conozcan el propósito de la convocatoria, quién participará en ella y por qué ocurre cuando se retira la invitación.
  • Establece elementos de acción en la agenda, no puntos de discusión. Si no sabes lo que se pretende lograr, no tengas la reunión.
  • Comienza a tiempo. No recompenses a las personas que llegan tarde esperando más de un par de minutos o diciendo: “Podríamos comenzar por revisar”. ¡Pérdida de tiempo!
  • Establece límites de tiempo para hablar. Si en la junta hay personas habladoras a las que les gusta contar historias largas, establece un temporizador para cada participante. Pídele a las personas su conclusión y sus recomendaciones cuando comiencen a hablar.
  • Finaliza en el momento en que se supone que la reunión finalizará. NO lo dejes pasar, incluso si tu jefe quiere continuar. Usar la frase “ser respetuoso con el tiempo de todos” siempre parece ayudar. Si alguien necesita hablar más, pueden comunicarse en otro momento (sin otra reunión).
  • Envía los resultados de reuniones con decisiones tomadas y responsabilidades de seguimiento. Distribuye el mismo día si es posible. Si alguien asistió a la reunión y no tiene ningún elemento de acción, no debería haber sido invitado.

 

Evita reuniones innecesarias (e innecesariamente largas) de esta manera:

  • Pide ver una agenda. Si no estás haciendo una contribución directa y solo estás ahí para fines de “asesoramiento”, opta por no participar. Si la reunión no tiene un objetivo, dile al organizador que estás contenta de apoyarlos y asesorarlos, pero necesitas más información antes de confirmar tu asistencia.
  • Pídele ayuda a tu jefe para establecer tus prioridades. Explícale qué podrías estar haciendo si no asistes a la junta y espera a ver que te contesta.
  • Salte cuando cambie el tema de la reunión. Si una junta ya no te pertenece, solicita salir.

 

Y si las juntas ocurren constantemente fuera de tu horario de trabajo,

habla y pregunta si se pueden reprogramar.

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